Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette innebærer å etablere en depottjeneste for eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Depottjenesten er ansvarlig for å holde oversikt og kontroll med avlevert materiale og for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver.

Fylkeskommunen har vedtatt at Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) skal utføre oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ordningen innebærer at fylkeskommunen fortsatt har eiendomsretten til det avleverte materialet. IKAVA er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen er regulert av en egen avtale mellom fylkeskommunen og IKAVA.

Retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av depotansvarlig og tatt med som vedlegg i arkivplanen. Inntil den er utarbeidet henvises det til:

Avleveringsbestemmelser depot

De mest sensitive personregistrene skal avleveres til IKAVA normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se:

Avlevering av personregistre