Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette innebærer å etablere en depottjeneste for eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Depottjenesten er ansvarlig for å holde oversikt og kontroll med avlevert materiale og for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver.

For Farsund kommue har Interkommunalt arkiv i Vest-Agder overtatt oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ved en slik ordning har kommunen fortsatt eiendomsretten til det avleverte materialet. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder er ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen reguleres av en egen avtale mellom kommunen og Interkommunalt arkiv i Vest-Agder. Inntil en slik ordning er på plass, gjelder følgende:

Avleveringsbestemmelser depot

De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se:

Avlevering av personregistre