Riksarkivaren si forskrift §3-2 Ansvar, rutinar og rettar i arkivsystem

(1) Det skal utarbeidast instruks for organet som skildrar ansvar, rutinar og rettar knytt til oppretting, mottaking, utveksling, vedlikehald og bruk av arkivdokument i arkivsystem.

(2) Følgjande ansvarsforhold og rutinar skal skildrast:

a) ansvar for tildeling og ajourhald av brukarrettar,

b) kva spesifikke rettar for handsaming av arkivdokument som vert tildelt brukarar av systemet med tilhøyrande roller,

c) kva typar dokument som skal autentiserast og signerast, samt reglar og rutinar for signering av dokument, herunder bruken av digital signatur,

d) ansvar og rutinar for kvalitetssikring av registreringa og arkiveringa,

e) ansvarsforhold og prosedyrar for registrering, journalføring og arkivering av dokument som vert sende og mottatt,

f) rutinar som definerer ansvar for:

• fordeling av dokument,
• retting av registrerte journal- og arkivopplysningar,
• avskriving og ferdigstilling av dokument,
• vurdering av spørsmål vedrørande offentlegheit,
• registrering av unntak for offentlegheit og heimel for dette, og 

g) prosedyrar for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.