Utskriftsvennlig versjon

Saksavslutning

Elektronisk arkiv

Hovedregel:

Saksbehandler har ansvar for sine saker og skal utføre følgende før saken settes i F = ferdig/kan avsluttes:

  • Alle dokumenter skal stå i status F = ferdig
  • Ingen dokumenter skal stå i status R = reservert/konsept
  • Alle restanser skal være korrekt avskrevet
  • Kontroller at alle saksdokumenter ligger elektronisk lagret i saken

Dokumentsenteret har ansvar for fortløpende journalføring av dokumenter som står i F og setter saken i status A = avsluttet.

 

Dersom hovedregelen ikke blir fulgt opp har vi følgende rutine:

Vi søker opp alle saker som står i status B = under behandling og som ikke har fått nye journalposter på 6 mnd. Dokumentsenteret sender ut forespørsler via e-post hvor vi spør om saken kan avsluttes, dersom ja skal saksbehandler følge rutinen slik at vi kan avslutte saken. I tillegg sjekker vi at alle hoveddokumenter og vedlegg er i PDF-A format.

Når saker i arkivdel Sak (aktuell versjon) ikke har fått nye journalposter på 1 år, avsluttes disse i henhold til rutinen over.

Saker i arkivdel BYGG kan avsluttes dersom det er gitt ferdigattest, eller at saksbehandler har satt saken i F = ferdig/kan avsluttes

Saker i andre aktive arkivdeler LAND, PLAN, PERS, OMKON, ELEV, BHG er rutiner under arbeid.

 

Papirarkiv

Når en sak er ferdigbehandlet, skal arkivmappen renses og konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat o.l. skal fjernes fra mappen. Saksbehandler er ansvarlig for dette. Saksbehandler er også ansvarlig for at alle saksdokumenter er i saken, før mappa sendes til arkivtjenesten for arkivlegging.

Arkivtjenesten etterkontrollerer at alle saksdokumenter er i saken, avskriver dokumenter som ikke er avskrevet og registrerer i systemet at saken er avsluttet før arkivlegging.

Dersom arkivtjenesten mottar en mappe for arkivlegging som ikke er renset og arkivbegrenset, kan denne returneres til saksbehandleren.

 

Laster...