Utskriftsvennlig versjon

Saksbehandleres arkivoppgaver

Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir bevart. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er registrert i sak-/arkivsystem Ephorte eller riktig fagsystem.

Elektronisk arkiv:

Saksbehandlerne skal:

  • Ha ansvaret for at all sakspost blir registrert i sak-/arkivsystem eller riktig fagsystem.
  • Selv importere e-post i sak-/arkivsystem på egne saker dersom den inngår i saksbehandlingen.
  • Papirbasert sakspost som kommer direkte til saksbehandler skal straks leveres til arkivtjenesten for journalføring og skanning.
  • Dersom saksbehandler søker om tilskudd/rapporterer via andres Nettsider, skal det sendes utskrifter av søknaden/rapporten til arkivtjenesten.
  • Fortløpende besvare egne restanser og avskrive dokumenter
  • Klargjøre egne saker som kan avsluttes (ingen dokumenter skal stå i R og alle restanser besvart og avskrevet), så settes saken i F (ferdig)

 Se utfyllende rutine "Saksbehandlers plikter og oppgaver" i filen under.

Fagsystem m/papirarkiv:

  • Papirbasert sakspost som kommer direkte til saksbehandler skal straks leveres til arkivtjenesten for journalføring og arkivering.
  • Dersom saksbehandler ekspederer selv, skal kopi av utgående brev og interne notater sendes til arkivtjenesten for arkivering i papirmappa
  • Saksmapper som leveres til arkivtjenesten for arkivlegging, skal være renset for dubletter, notater o.l.
  • Saksbehandlerne har ansvaret for at papirmateriale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.

 

 

Laster...